Udana prezentacja buduje Twoją reputację. Mierna może ją zniszczyć!

Dlaczego prezentacje znajdują się na samym dole marketingowej hierarchii ważności? Spośród milionów wygłaszanych codziennie prezentacji, jedynie niewielki ich odsetek jest udany, a zorientowanych na sukces praktyków biznesu wcale to nie dziwi ani nie żenuje. Na niezliczonych konferencjach pokazują monotonne, przeładowane tekstem i danymi slajdy, by później wysłuchać podobnych wystąpień…

…jakby zapomnieli, że to prezentacje są dziś podstawowym narzędziem komunikacji biznesowej w relacjach z partnerami handlowymi i klientami. Od tego, czy są udane, czy nie, może zależeć powstanie lub przetrwanie firmy, debiut rynkowy produktu, awans pracownika etc. Prezentacje wpływają na wartość akcji i dochody ze sprzedaży. Od ich jakości uzależnione są losy tysięcy projektów i pomysłów. Służą komunikacji wartościowych i innowacyjnych idei.

Jako prezenter, jesteś odpowiedzialny za jakość swoich prezentacji. Firmujesz je nie tylko swoim nazwiskiem, lecz także marką organizacji, którą reprezentujesz. Wyznaczasz poziom standardów komunikacji i bierzesz pełną odpowiedzialność za efekt. Udana prezentacja buduje Twoją reputację. Mierna może ją zniszczyć.

W jednym ze swoich artykułów Paweł Tkaczyk pisze:

Prezenterzy też powinni mieć swoją przysięgę. Zaczynałaby się od słów „Po pierwsze: nie nudzić”. Cokolwiek masz do przekazania, pomyśl o swojej widowni i postaraj się to podać w atrakcyjnej formie.

Dlaczego projektowanie i przygotowanie prezentacji znalazło się na samym dole marketingowej hierarchii ważności

Często firma czy organizacja, dla której pracujesz, wydaje ogromne pieniądze na narzędzia marketingowe budujące wizerunek i wspierające sprzedaż. Przypomnij sobie wysokość tegorocznego budżetu na produkcję materiałów promocyjnych, spotów reklamowych, działania w Internecie czy nawet upominków promocyjnych, nie wspominając o kosztach nawet niewielkiej kampanii telewizyjnej czy billboardowej. Przypomnij sobie, ile wysiłku i pieniędzy kosztowało uruchomienie serwisu internetowego, zaprojektowanie i druk ostatniej broszury korporacyjnej, raportu rocznego, ulotki produktowej…

Pamiętając o tym, zastanów się nad rozbieżnościami treści, formy graficznej i jakości wykonania pomiędzy wspomnianymi wyżej formami komunikacji a dowolną prezentacją, którą masz w swoim laptopie. Pomyśl, ile czasu i wysiłku, i środków poświęcono na jej przygotowanie. Kto i dlaczego ją stworzył. Jak to się dzieje, że z taką łatwością przeznacza się potężny budżet na rozmaite formy komunikowania się, a jednocześnie nie jest się skłonnym do poświęcenia choćby ułamka zasobów na stworzenie pierwszorzędnej prezentacji odpowiadającej poziomem innym narzędziom, co do których stawia się wyśrubowane wymagania jakościowe? Dlaczego projektowanie i przygotowanie prezentacji znalazło się na samym dole marketingowej hierarchii ważności i czasami jest powierzane pracownikom o najkrótszym stażu pracy?

Skąd biorą się mierne prezentacje?

• Z braku zaangażowania — dobra prezentacja wymaga uwagi i zaangażowania. Każdy proces twórczy jest czasochłonny, tymczasem znakomita większość prezenterów nawet w sytuacji poważnego wystąpienia poświęca na przygotowania najwyżej kilka godzin, często zlecając przygotowanie prezentacji współpracownikom. Z jakim efektem?
• Nieumiejętność syntetyzowania — większość prezentacji nie zawiera żadnego konceptu. Są to po prostu rozbudowane dokumenty, podzielone na punkty i przeniesione na slajdy. 70 słów na slajdzie czyni z niego dokument tekstowy nadający się jedynie do druku. Slajd z 50 słowami staje się przekleństwem prezentera i publiczności, czyniąc z ekranu teleprompter, z którego wszyscy uczestnicy zgodnie odczytują treść. Prawdziwa prezentacja wymaga opracowania idei i myśli przy pomocy środków wizualnych. Słowa są tylko kluczem dekodującym obrazy.
• Brak kompetencji w zakresie wizualizacji pomysłu — oprogramowanie do prezentacji (PowerPoint, Keynote, Prezi) to pierwszy szeroko stosowany typ aplikacji, których użycie wymaga myślenia obrazami. Niestety, większości posługujących się nim użytkowników nie udaje się nigdy dokonać przeskoku z wyuczonej w procesie kształcenia, standardowej komunikacji werbalnej na efektywną komunikację wizualną, która nie jest ani łatwa, ani intuicyjna.
• Przecenianie roli oprogramowania prezentacyjnego — sprawna komunikacja przy użyciu slajdów nie należy do umiejętności nabywanych wraz z opanowaniem zaawansowanych funkcji oprogramowania prezentacyjnego. Nader często za niesatysfakcjonujące rezultaty winimy oprogramowanie, bo walcząc z jego naturą, skupiamy się na narzędziu, nie na przekazie zapominając, że oprogramowanie jest jedynie nośnikiem idei i formą, nie narzędziem do ich tworzenia. Do stworzenia czegoś sensownego wystarczy kartka papieru i gruntowanie przemyślana, i zapisana na niej, koncepcja — co i w jaki sposób chcemy opowiedzieć naszą historię.
• Brak orientacji na design — jakość prezentacji jest pochodną wagi, jaką organizacja przykłada do designu i jakie miejsce zajmuje on w jej systemie wartości. Jeżeli jest to pozycja wysoka, wszelkie projekty — od produktów poprzez ich opakowania po narzędzia komunikacji są tworzone przez wysoko wykwalifikowanych designerów, skupionych nie tylko na estetyce, lecz funkcjonalności i klarowności komunikacji. Ich projekty wyróżniają się, charakteryzują się cenioną na rynku jakością postrzeganą jako innowacyjność. Niedocenianie roli dobrego designu prowadzi do powstawania niczym nie wyróżniających się rozwiązań. Dobry design wymaga dobrego designera.

Dlaczego należy to zmienić?

Podobnie jak Ty, mamy dosyć słabych prezentacji biznesowych bez wyraźnej idei i puenty, nie wnoszące niczego nowego ani odkrywczego. Nudzą nas powtarzane na większości konferencji i spotkań schematy — dłużące się w nieskończoność, przeładowane wypunktowanym tekstem, ogranymi clipartami i nieczytelnymi wykresami slajdy stworzone przez dyletantów. Drażnią nieprzygotowani, zwróceni bokiem do słuchaczy i czytający z ekranu prezenterzy. Irytuje powszechne przyzwolenie na bylejakość i elementarny brak szacunku do odbiorcy.

Czym należy się inspirować?

Nie zawsze mamy do czynienia ze słabymi wystąpieniami. Pewne gremia za cel stawiają sobie świetne prezentacje łamiące standardy. Zacznijcie szukać inspiracji, by znaleźć odpowiedź na pytanie, co kreuje prawdziwą wartość i czyni przekaz wyjątkowym. Takie poszukiwania doprowadzą Was do miejsc takich jak TED, TEDx oraz ludzi rozumiejących wagę należytego komunikowania informacji biznesowej. Ludzi traktujących treść i formę przekazu z należytym szacunkiem. Osoby takie, jak Nancy Duarte, Carmine Gallo, Garr Reynolds czy Seth Godin wyznaczają najwyższe rynkowe standardy. To właśnie inspiracja ich działalnością leży u podstaw idei, w której kierujemy się nurtem Myślenia Wizualnego.

Jak zrobić dobrą prezentację?

• „Na dzisiejszej prezentacji przedstawimy wiedzę i umiejętności, które są po prostu zakazane!”
• „Jedna z osób uczestniczących w tej konferencji otrzyma nagrodę w wysokości 1000 EURO, a na ostatnim slajdzie znajduje się jej nazwisko!”
• „Tnie ludzką świadomość jak brzytwa, wydziera z ludzi najgłębiej skrywane emocje, demoluje ich przekonania i lepi postawy konsumenckie jak plastelinę…”

Powyższe propozycje zdań, które skutecznie przyciągają uwagę uczestników wystąpień publicznych oparte są na jednym z poniżej przedstawionych schematów. Warto je zapamiętać i stosować na co dzień, aby Twoje prezentacje były bardziej interesujące.

Oto pięć schematów zdań, które można wykorzystać do rozpoczęcia prezentacji, wykorzystujące różne mechanizmy psychologiczne:

1. „Zastanawialiście się kiedykolwiek, co by było gdyby…?” — ten schemat wykorzystuje ciekawość i pobudza do myślenia o alternatywnych scenariuszach.
2. „Chciałbym opowiedzieć Wam historię…” — ten schemat wykorzystuje narrację i emocjonalne zaangażowanie, ponieważ ludzie kochają słuchać dobrych historii.
3. „Wyobraźcie sobie, że możecie osiągnąć… (jakiś cel)” — ten schemat wykorzystuje wyobraźnię, zachęcając odbiorców do wizualizacji i wyobrażenia sobie osiągnięcia celów.
4. „Czy wiecie, że…” — ten schemat wykorzystuje ciekawostki i fakty, które mogą być nieznane dla odbiorców, co pobudza ich ciekawość i uwagę.
5. „Dziś chcę podzielić się z Wami trzema ważnymi rzeczami, które mogą zmienić Waszą rzeczywistość” — ten schemat wykorzystuje przekazanie konkretnej wartości lub korzyści, co pobudza motywację i zaangażowanie odbiorców.

Udana prezentacja buduje Twoją reputację. Mierna może ją zniszczyć.

Spośród milionów prezentacji, jedynie niewielki ich odsetek jest udany! Na niezliczonych spotkaniach, konferencjach czy w sieci pokazywane są monotonne, przeładowane tekstem i danymi slajdy… Prezentacje są dziś podstawowym narzędziem komunikacji biznesowej. Od ich jakości uzależnione są losy tysięcy projektów i pomysłów. Jako prezenter, jesteś odpowiedzialny za ich jakość. Firmujesz je nie tylko swoim nazwiskiem, lecz także marką organizacji, którą reprezentujesz. Wyznaczasz poziom standardów komunikacji i bierzesz pełną odpowiedzialność za efekt. Udana prezentacja buduje Twoją reputację. Mierna może ją zniszczyć.
 
Oto 10 praktycznych trików, które mogą podnieść atrakcyjność prezentacji:

1. Użyj storytellingu — opowiedz historię, która wprowadzi słuchaczy w temat i utrzyma ich uwagę.
2. Wykorzystaj wizualizacje — prezentacje multimedialne, animacje, filmy lub infografiki przyciągną wzrok i pomogą szybciej zrozumieć treść.
3. Zastosuj humor — odrobina dobrego humoru w prezentacji może przyciągnąć uwagę słuchaczy i wpłynąć na ich odbiór prezentowanego tematu. Użyj dowcipu, żartu lub anegdoty, aby rozładować napięcie. Możesz także wykorzystać memy lub obrazki humorystyczne, które wprowadzą trochę śmiechu i wzbudzą zainteresowanie.
4. Zadawaj pytania — włączanie słuchaczy w prezentację poprzez zadawanie pytań pozwoli im na zaangażowanie się w temat i utrzyma ich uwagę.
5. Wykorzystaj interaktywne elementy — np. quizy, sondy, symulacje lub gry pozwalają na aktywne uczestnictwo słuchaczy w prezentacji. Można wykorzystać narzędzia typu Mentimeter lub Slido, aby zainteresować publiczność, umożliwiając jej aktywne uczestnictwo w prezentacji, np. zadając pytania czy zbierając opinie.
6. Włącz sensoryczne doświadczenia — np. aromaty, smaki, dźwięki lub dotykowe elementy mogą wzbogacić prezentację i pomóc w lepszym zrozumieniu treści.
7. Zastosuj metafory i porównania — łatwiej jest zrozumieć skomplikowane zagadnienia, jeśli zostaną one porównane do czegoś znanego i zrozumiałego.
8. Zademonstruj praktyczne zastosowanie — jeśli to możliwe, pokaż jak prezentowany temat może mieć praktyczne zastosowanie w życiu codziennym.
9. Skup się na emocjach — prezentacja, która wywołuje emocje, zostanie lepiej zapamiętana i zrobi większe wrażenie na słuchaczach.
10. Wykorzystaj technologię rozszerzonej rzeczywistości — można wykorzystać technologię AR oraz gogle VR, aby wzbogacić prezentację o dodatkowe elementy, np. wizualizacje 3D, filmy czy dodatkowe informacje.