Udana prezentacja buduje Twoją reputację. Mierna może ją zniszczyć!

Dlaczego prezentacje znajdują się na samym dole marketingowej hierarchii ważności? Spośród milionów wygłaszanych codziennie prezentacji, jedynie niewielki ich odsetek jest udany, a zorientowanych na sukces praktyków biznesu wcale to nie dziwi ani nie żenuje. Na niezliczonych konferencjach pokazują monotonne, przeładowane tekstem i danymi slajdy, by później wysłuchać podobnych wystąpień…

…jakby zapomnieli, że to prezentacje są dziś podstawowym narzędziem komunikacji biznesowej w relacjach z partnerami handlowymi i klientami. Od tego, czy są udane, czy nie, może zależeć powstanie lub przetrwanie firmy, debiut rynkowy produktu, awans pracownika etc. Prezentacje wpływają na wartość akcji i dochody ze sprzedaży. Od ich jakości uzależnione są losy tysięcy projektów i pomysłów. Służą komunikacji wartościowych i innowacyjnych idei.

Jako prezenter, jesteś odpowiedzialny za jakość swoich prezentacji. Firmujesz je nie tylko swoim nazwiskiem, lecz także marką organizacji, którą reprezentujesz. Wyznaczasz poziom standardów komunikacji i bierzesz pełną odpowiedzialność za efekt. Udana prezentacja buduje Twoją reputację. Mierna może ją zniszczyć.

W jednym ze swoich artykułów Paweł Tkaczyk pisze:

Prezenterzy też powinni mieć swoją przysięgę. Zaczynałaby się od słów „Po pierwsze: nie nudzić”. Cokolwiek masz do przekazania, pomyśl o swojej widowni i postaraj się to podać w atrakcyjnej formie.

Dlaczego projektowanie i przygotowanie prezentacji znalazło się na samym dole marketingowej hierarchii ważności

Często firma czy organizacja, dla której pracujesz, wydaje ogromne pieniądze na narzędzia marketingowe budujące wizerunek i wspierające sprzedaż. Przypomnij sobie wysokość tegorocznego budżetu na produkcję materiałów promocyjnych, spotów reklamowych, działania w Internecie czy nawet upominków promocyjnych, nie wspominając o kosztach nawet niewielkiej kampanii telewizyjnej czy billboardowej. Przypomnij sobie, ile wysiłku i pieniędzy kosztowało uruchomienie serwisu internetowego, zaprojektowanie i druk ostatniej broszury korporacyjnej, raportu rocznego, ulotki produktowej…

Pamiętając o tym, zastanów się nad rozbieżnościami treści, formy graficznej i jakości wykonania pomiędzy wspomnianymi wyżej formami komunikacji a dowolną prezentacją, którą masz w swoim laptopie. Pomyśl, ile czasu i wysiłku, i środków poświęcono na jej przygotowanie. Kto i dlaczego ją stworzył. Jak to się dzieje, że z taką łatwością przeznacza się potężny budżet na rozmaite formy komunikowania się, a jednocześnie nie jest się skłonnym do poświęcenia choćby ułamka zasobów na stworzenie pierwszorzędnej prezentacji odpowiadającej poziomem innym narzędziom, co do których stawia się wyśrubowane wymagania jakościowe? Dlaczego projektowanie i przygotowanie prezentacji znalazło się na samym dole marketingowej hierarchii ważności i czasami jest powierzane pracownikom o najkrótszym stażu pracy?

Skąd biorą się mierne prezentacje?

• Z braku zaangażowania — dobra prezentacja wymaga uwagi i zaangażowania. Każdy proces twórczy jest czasochłonny, tymczasem znakomita większość prezenterów nawet w sytuacji poważnego wystąpienia poświęca na przygotowania najwyżej kilka godzin, często zlecając przygotowanie prezentacji współpracownikom. Z jakim efektem?
• Nieumiejętność syntetyzowania — większość prezentacji nie zawiera żadnego konceptu. Są to po prostu rozbudowane dokumenty, podzielone na punkty i przeniesione na slajdy. 70 słów na slajdzie czyni z niego dokument tekstowy nadający się jedynie do druku. Slajd z 50 słowami staje się przekleństwem prezentera i publiczności, czyniąc z ekranu teleprompter, z którego wszyscy uczestnicy zgodnie odczytują treść. Prawdziwa prezentacja wymaga opracowania idei i myśli przy pomocy środków wizualnych. Słowa są tylko kluczem dekodującym obrazy.
• Brak kompetencji w zakresie wizualizacji pomysłu — oprogramowanie do prezentacji (PowerPoint, Keynote, Prezi) to pierwszy szeroko stosowany typ aplikacji, których użycie wymaga myślenia obrazami. Niestety, większości posługujących się nim użytkowników nie udaje się nigdy dokonać przeskoku z wyuczonej w procesie kształcenia, standardowej komunikacji werbalnej na efektywną komunikację wizualną, która nie jest ani łatwa, ani intuicyjna.
• Przecenianie roli oprogramowania prezentacyjnego — sprawna komunikacja przy użyciu slajdów nie należy do umiejętności nabywanych wraz z opanowaniem zaawansowanych funkcji oprogramowania prezentacyjnego. Nader często za niesatysfakcjonujące rezultaty winimy oprogramowanie, bo walcząc z jego naturą, skupiamy się na narzędziu, nie na przekazie zapominając, że oprogramowanie jest jedynie nośnikiem idei i formą, nie narzędziem do ich tworzenia. Do stworzenia czegoś sensownego wystarczy kartka papieru i gruntowanie przemyślana, i zapisana na niej, koncepcja — co i w jaki sposób chcemy opowiedzieć naszą historię.
• Brak orientacji na design — jakość prezentacji jest pochodną wagi, jaką organizacja przykłada do designu i jakie miejsce zajmuje on w jej systemie wartości. Jeżeli jest to pozycja wysoka, wszelkie projekty — od produktów poprzez ich opakowania po narzędzia komunikacji są tworzone przez wysoko wykwalifikowanych designerów, skupionych nie tylko na estetyce, lecz funkcjonalności i klarowności komunikacji. Ich projekty wyróżniają się, charakteryzują się cenioną na rynku jakością postrzeganą jako innowacyjność. Niedocenianie roli dobrego designu prowadzi do powstawania niczym nie wyróżniających się rozwiązań. Dobry design wymaga dobrego designera.

Dlaczego należy to zmienić?

Podobnie jak Ty, mamy dosyć słabych prezentacji biznesowych bez wyraźnej idei i puenty, nie wnoszące niczego nowego ani odkrywczego. Nudzą nas powtarzane na większości konferencji i spotkań schematy — dłużące się w nieskończoność, przeładowane wypunktowanym tekstem, ogranymi clipartami i nieczytelnymi wykresami slajdy stworzone przez dyletantów. Drażnią nieprzygotowani, zwróceni bokiem do słuchaczy i czytający z ekranu prezenterzy. Irytuje powszechne przyzwolenie na bylejakość i elementarny brak szacunku do odbiorcy.

Czym należy się inspirować?

Nie zawsze mamy do czynienia ze słabymi wystąpieniami. Pewne gremia za cel stawiają sobie świetne prezentacje łamiące standardy. Zacznijcie szukać inspiracji, by znaleźć odpowiedź na pytanie, co kreuje prawdziwą wartość i czyni przekaz wyjątkowym. Takie poszukiwania doprowadzą Was do miejsc takich jak TED, TEDx oraz ludzi rozumiejących wagę należytego komunikowania informacji biznesowej. Ludzi traktujących treść i formę przekazu z należytym szacunkiem. Osoby takie, jak Nancy Duarte, Carmine Gallo, Garr Reynolds czy Seth Godin wyznaczają najwyższe rynkowe standardy. To właśnie inspiracja ich działalnością leży u podstaw idei, w której kierujemy się nurtem Myślenia Wizualnego.

Jak zrobić dobrą prezentację?

• „Na dzisiejszej prezentacji przedstawimy wiedzę i umiejętności, które są po prostu zakazane!”
• „Jedna z osób uczestniczących w tej konferencji otrzyma nagrodę w wysokości 1000 EURO, a na ostatnim slajdzie znajduje się jej nazwisko!”
• „Tnie ludzką świadomość jak brzytwa, wydziera z ludzi najgłębiej skrywane emocje, demoluje ich przekonania i lepi postawy konsumenckie jak plastelinę…”

Powyższe propozycje zdań, które skutecznie przyciągają uwagę uczestników wystąpień publicznych oparte są na jednym z poniżej przedstawionych schematów. Warto je zapamiętać i stosować na co dzień, aby Twoje prezentacje były bardziej interesujące.

Oto pięć schematów zdań, które można wykorzystać do rozpoczęcia prezentacji, wykorzystujące różne mechanizmy psychologiczne:

1. „Zastanawialiście się kiedykolwiek, co by było gdyby…?” — ten schemat wykorzystuje ciekawość i pobudza do myślenia o alternatywnych scenariuszach.
2. „Chciałbym opowiedzieć Wam historię…” — ten schemat wykorzystuje narrację i emocjonalne zaangażowanie, ponieważ ludzie kochają słuchać dobrych historii.
3. „Wyobraźcie sobie, że możecie osiągnąć… (jakiś cel)” — ten schemat wykorzystuje wyobraźnię, zachęcając odbiorców do wizualizacji i wyobrażenia sobie osiągnięcia celów.
4. „Czy wiecie, że…” — ten schemat wykorzystuje ciekawostki i fakty, które mogą być nieznane dla odbiorców, co pobudza ich ciekawość i uwagę.
5. „Dziś chcę podzielić się z Wami trzema ważnymi rzeczami, które mogą zmienić Waszą rzeczywistość” — ten schemat wykorzystuje przekazanie konkretnej wartości lub korzyści, co pobudza motywację i zaangażowanie odbiorców.

Udana prezentacja buduje Twoją reputację. Mierna może ją zniszczyć.

Spośród milionów prezentacji, jedynie niewielki ich odsetek jest udany! Na niezliczonych spotkaniach, konferencjach czy w sieci pokazywane są monotonne, przeładowane tekstem i danymi slajdy… Prezentacje są dziś podstawowym narzędziem komunikacji biznesowej. Od ich jakości uzależnione są losy tysięcy projektów i pomysłów. Jako prezenter, jesteś odpowiedzialny za ich jakość. Firmujesz je nie tylko swoim nazwiskiem, lecz także marką organizacji, którą reprezentujesz. Wyznaczasz poziom standardów komunikacji i bierzesz pełną odpowiedzialność za efekt. Udana prezentacja buduje Twoją reputację. Mierna może ją zniszczyć.
 
Oto 10 praktycznych trików, które mogą podnieść atrakcyjność prezentacji:

1. Użyj storytellingu — opowiedz historię, która wprowadzi słuchaczy w temat i utrzyma ich uwagę.
2. Wykorzystaj wizualizacje — prezentacje multimedialne, animacje, filmy lub infografiki przyciągną wzrok i pomogą szybciej zrozumieć treść.
3. Zastosuj humor — odrobina dobrego humoru w prezentacji może przyciągnąć uwagę słuchaczy i wpłynąć na ich odbiór prezentowanego tematu. Użyj dowcipu, żartu lub anegdoty, aby rozładować napięcie. Możesz także wykorzystać memy lub obrazki humorystyczne, które wprowadzą trochę śmiechu i wzbudzą zainteresowanie.
4. Zadawaj pytania — włączanie słuchaczy w prezentację poprzez zadawanie pytań pozwoli im na zaangażowanie się w temat i utrzyma ich uwagę.
5. Wykorzystaj interaktywne elementy — np. quizy, sondy, symulacje lub gry pozwalają na aktywne uczestnictwo słuchaczy w prezentacji. Można wykorzystać narzędzia typu Mentimeter lub Slido, aby zainteresować publiczność, umożliwiając jej aktywne uczestnictwo w prezentacji, np. zadając pytania czy zbierając opinie.
6. Włącz sensoryczne doświadczenia — np. aromaty, smaki, dźwięki lub dotykowe elementy mogą wzbogacić prezentację i pomóc w lepszym zrozumieniu treści.
7. Zastosuj metafory i porównania — łatwiej jest zrozumieć skomplikowane zagadnienia, jeśli zostaną one porównane do czegoś znanego i zrozumiałego.
8. Zademonstruj praktyczne zastosowanie — jeśli to możliwe, pokaż jak prezentowany temat może mieć praktyczne zastosowanie w życiu codziennym.
9. Skup się na emocjach — prezentacja, która wywołuje emocje, zostanie lepiej zapamiętana i zrobi większe wrażenie na słuchaczach.
10. Wykorzystaj technologię rozszerzonej rzeczywistości — można wykorzystać technologię AR oraz gogle VR, aby wzbogacić prezentację o dodatkowe elementy, np. wizualizacje 3D, filmy czy dodatkowe informacje.

Jak zbudować prezentację — dobra prezentacja krok po kroku

Zadajemy sobie pytania określające ramy prezentacji:

• Do kogo skierowana jest prezentacja? — kim jest mój odbiorca, jaki jest poziom jego wiedzy, czym jest zainteresowany?
• Cel — co chcemy osiągnąć? — czemu ma służyć prezentacja i jaki ma być jej rezultat?
• Co chcemy pokazać? — co jest meritum wystąpienia, jakie są najważniejsze aspekty tematu, które należy podkreślić?
• Jak chcemy to zrobić? — wybór sposobu/formy prezentowania?

Powyższe pytania pozwalają określić sposób komunikacji tzn. w jaki sposób mówić i jakie komunikaty przekazywać tak, aby odbiorca zrozumiał przesłanie. Jeżeli poziom wiedzy jest zbyt trudny lub łatwy, słuchacz wyłącza się. Zadaniem mówcy jest natomiast utrzymanie uwagi odbiorcy i przekazanie mu odpowiedniej dawki wiedzy w przystępny i ciekawy sposób, tak aby wywołać określoną reakcję/rezultat.

Szkicujemy scenariusz prezentacji:

• określ początek, rozwinięcie i zakończenie, zaprojektuj logiczną ścieżkę opowieści,
• praca nad slajdami to ostatni etap, projektowanie prezentacji powinno odbywać się najpierw na kartce papieru,
• słowa ilustruj obrazami — wybierz zdjęcia, grafiki i rysunki najlepiej przybliżające idee, które chcesz przekazać.

Jest to etap gromadzenia i porządkowania informacji, a następnie selekcjonowania ich. Ułożenie komunikatów w odpowiedniej kolejności, ułożenie ich w niebanalne komunikaty/hasła oraz dobór ilustracji jest bardzo istotne z punktu widzenia utrzymania zainteresowania odbiorcy. Slajdy powinny korespondować z przekazywaną treścią – podkreślać ją w oryginalny sposób. Najczęstszym błędem, jest skupianie się na pojedynczych slajdach i rozpoczynanie prac od włączenia PowerPointa, przez co tracimy kontrolę nad całokształtem i ciągiem prezentacji. Dopiero po przygotowaniu całego scenariusza przenosimy go do programu prezentacyjnego!

Ustalamy styl i estetykę prezentacji:

• dobierz czytelny font i stylistykę,
• operuj kontrastami, układem graficznym, rozmieszczeniem napisów,
• zachowaj spójność — kolorystyczną, stylistyczną, oprawę graficzną.

Estetyce prezentacji może zaszkodzić (dużo tekstu, banalny font, złe kontrasty, piksele na zdjęciach) lub pomóc (grafy, infografiki, obrazy, ładne zdjęcia w dużej rozdzielczości). Aspekty techniczne są zatem istotnym elementem wpływającym na proces przekazywania informacji.

Prezentujemy:

• opowiadajmy historię,
• używajmy prostego języka,
• slajdów używajmy jako wizualnego wsparcia, a nie meritum,
• stosujmy elementy aktywizujące publiczność: pytania, ciszę i zawieszenie głosu, prośmy słuchaczy o wykonanie ćwiczenia/zadania,
• zwracajmy uwagę na sposób prezentowania: ton głosu, tempo, gestykulację, mimikę i oczywiście nasze zaangażowanie.

Pewność siebie, ton głosu i postawa to niewątpliwie elementy, które mają ogromne znaczenie dla odbiorcy (szczególnie jeżeli przyjmiemy założenie, że nasz przekaz to w 70% język ciała i 30% przekaz werbalny). Kolejnym aspektem jest zaangażowanie odbiorcy i wzbudzenie w nim emocji, co często jest możliwe, kiedy nadajemy prezentacji osobisty wymiar.
 

Kilka wskazówek mistrzów zamiast podsumowania

Jako podsumowanie tej części materiału, polecam wystąpienie Nancy Duarte, które stanowi minikompendium wiedzy w zakresie budowania i prowadzenia prezentacji:

Kilka przykładów innych dobrych prezentacji

Steve Jobs — prezentuje iPhone’a — jedna z najlepszych prezentacji w historii

Hans Rosling — TED — znakomite wykorzystanie rekwizytów do przedstawiania idei

www.ted.com/talks/hans_rosling_global_population_growth_box_by_box

Jacek Walkiewicz — dobra opowieść to podstawa dobrej prezentacji

Żeby nie pozostać tylko w sferze krytyki tego, co możemy zobaczyć na co dzień w obszarze prezentacji, poniżej podajemy kilka praktycznych rad (za Carmine Gallo), jak zdobyć publiczność, czyli 10 filarów dobrej prezentacji!

Żeby zrobić dobrą prezentację, trzeba mieć coś do powiedzenia — to absolutna podstawa — dlatego zacznij od przemyślenia i spisania tego, co chcesz powiedzieć. Następnie postaraj się wykorzystać w tej opowieści „filary” dobrej prezentacji, które sprawią, że będzie ona zapamiętana i pozwoli osiągnąć zamierzone cele.

1.Opowieść

Stwórz interesującą narrację dla tego, co chcesz powiedzieć. To właśnie opowieść, a nie slajdy, jest tym co pobudza ludzi do słuchania. W dobrej opowieści, jak w scenariuszu, jest bohater, antybohater problem i jego rozwiązanie!

2.Nagłówek

Ludzie uwielbiają czytać ciekawe nagłówki. Maksymalna długość tekstu na slajdzie to twitterowe (x-owe) nagłówki do 140 znaków. Kwintesencja dobrego nagłówka to legendarny slogan z prezentacji Jobsa: „Dziś Apple na nowo wynalazł telefon”.

3.Deklaracja emocjonalnego zaangażowania

Pathos (Arystoteles) — entuzjazm, zaangażowanie, emocje, ekscytacja zagadnieniem. Sformułuj emocjonalną deklarację i dziel się nią z innymi! Bo żeby zapalać innych, samemu trzeba płonąć!

4.Trzy główne myśli

Ze względu na fakt, że pamięć krótkoterminowa naszego słuchacza jest w stanie pomieścić na raz 3 lub 4 rzeczy, sformułuj tylko trzy najważniejsze myśli do przekazania. Każda główna teza może być rozwijana w max. 3 tezach pomocniczych — w ten sposób budujemy szkielet prezentacji i dajemy szansę na jej zapamiętanie.

5.Metafory i analogie

Przedstawienie „złego” — problemu, czyli wroga — i nas jako alternatywę — „dobrego/bohatera”, czyli rozwiązanie i ratunek. Człowiek myśli obrazami — lepiej przyswaja i zapamiętuje takie komunikaty, które jest w stanie sobie wyobrazić, szczególnie wtedy, kiedy przedstawiamy liczby czy pojęcia abstrakcyjne. Zamiast 40 tys. km lepiej powiedzmy, że to tyle co obwód naszej planety. Przykłady znanych metafor: „Wszyscy gramy do jednej bramki”, „Procesor to mózg Twojego komputera”.

6.Demonstracje

Jeżeli tylko jest taka możliwość to prezentujmy, a nie opisujmy! Pokażmy, jak działa nasz produkt, jak rozwiązuje problemy lub spełnia swoje funkcje. Pokazujmy najważniejsze dla nas elementy – to my decydujemy, co jest najważniejsze – nie pozwólmy wybierać innym!

7.Partnerzy prezentacji

Pamiętajmy, że ciekawe czy znane osoby, specjalni goście — ożywiają prezentację, nadają jej nową dynamikę, przyciągają uwagę i dodają wiarygodności. Pozwalają zwrócić uwagę na różne aspekty produktu czy jego funkcjonalności.

8.Opinie klientów i rekomendacje osób trzecich

Nie ma nic bardziej wiarygodnego, niż prawdziwie zadowolony Klient czy rzeczowo oceniający ekspert. Takie referencje stanowią podstawę do budowania marketingu „szeptanego”, jednej z najsilniejszych „broni” sprzedażowych.

9.Klipy video

Zastosowanie ruchomych obrazów (filmy, animacje) to wyróżnienie się i zdynamizowanie prezentacji. Umożliwia demonstrację skomplikowanych procesów, czy też pokazanie działania produktu w „terenie”. Ta forma jest najlepiej odbierana przez audytorium i pozwala przy dobrze wyprodukowanym video na osiągnięcie efektu „źródła” — przeniesienia opinii medium na prezentowany produkt czy usługę.

10.Flipcharty, rekwizyty, prezentacje typu „zademonstruj i omów”

Wzrokowcy, słuchowcy, kinestetycy — dla nich to ważne uzupełnienie prezentacji. To skupianie uwagi na istotnym elemencie wystąpienia. Daje możliwość fizycznego kontaktu z produktem.

 
Polecana książka na temat prezentacji — www.empik.com/steve-jobs-sztuka-prezentacji-gallo-carmine,p1201668682,ksiazka-p
 
W artykule wykorzystane zostały przemyślenia Michała Furmanka z Urzędu Miasta Lublin.