Z Veną w domu

Jedną z najbardziej znanych powieści Gabriela Garcíi Márqueza, kolumbijskiego noblisty, jest wydana w 1985 roku „Miłość w czasach zarazy”. Bohaterowie mierzą się w niej z jednym z najtrudniejszych do opanowania uczuciem. W czasie kwarantanny dla wielu firm równie wielkim wyzwaniem okazała się praca zdalna, home office, który dla jednych jest spełnieniem marzeń, dla innych ciągiem frustracji i zgryzoty. Dokładnie, jak z miłością.

Korzystając ze specyfiki naszej branży dosyć szybko przeszliśmy na pracę zdalną. Stworzyło to oczywiście nowe problemy, które należało rozwiązać. W codziennej pracy często prowadziliśmy ożywione dyskusje na temat kreatywnych rozwiązań (np.: graficznych, czy taktycznych) dla naszych klientów. Wobec braku cielesnej obecności w biurze zaczęliśmy wykorzystywać inne kanały komunikacji. Nie jest to dla nas nowością, ponieważ co jakiś czas ktoś wykorzystuje możliwości pracy zdalnej, a nasz dyrektor kreatywny na stałe jest na home office, więc każdy miał już okazję to przećwiczyć.

Podstawą naszego workflow jest platforma Basecamp, gdzie wymieniamy pliki, zlecamy zadania i nadzorujemy postępy prac. Jeszcze przed kwarantanną wypracowaliśmy szereg rozwiązań, które w sposób klarowny pozwalają nam na szybką orientację w prowadzonych przez nas projektach, oraz umożliwiają łatwe priorytetowanie zadań. Basecamp przypomina o kończącym się terminie wykonania zadania (chociaż czasami szefowie są szybsi) i mamy wtedy możliwość przesunięcia terminu lub spięcie się i wykonanie zleconej pracy. Terminy przypisywane do konkretnych działań dają również naszym współpracownikom informację kiedy mogą spodziewać się materiałów i podjąć swoją część zadania, a do tego momentu spokojnie mogą pracować nad czymś innym.

Jednak nie samym Basecampem Vena stoi. O ile na platformie wymiana komunikatów jest zwięzła i konkretna, o tyle na komunikatorze, do którego podpięty jest już każdy w biurze (ostatni grafik uległ tuż przed kwarantanną) prowadzimy często rozmowy luźniejsze, bardziej przypominające kreatywne burze mózgów. To miejsce sporów lub żartów, których teraz nie rzucamy przez biurka, a właśnie w okienka komunikatorów.

Oprócz tych narzędzi korzystamy również ze Skype’a (trzeba się czasami zobaczyć!), tradycyjnego telefonu, gdy zależy nam na czasie lub po prostu dochodzimy do wniosku, że tak będzie lepiej (bo sieć w domu padła, bo bolą nas palce od pisania, albo jedną ręką trzeba głaskać kota… różnie bywa). Równie już tradycyjnym narzędziem jest mail, gdzie przesyłamy najważniejsze informacje i prowadzimy komunikację z klientami.

W dobrze zorganizowanym zespole, który zna się dobrze i ma kilka kanałów komunikacji praca zdalna nie jest problemem. Podstawą jest oczywiście komunikacja, a to dokładnie tak, jak w miłości. Praca w czasie kwarantanny jest możliwa, tak jak miłość w czasach zarazy, tylko palce od pisania bolą.